Praca grupowa w praktyce

Narzędzi webowych z przeznaczeniem do grupowej pracy nad projektami powstało niemało. Wybranie odpowiedniej aplikacji sprowadza się do określenia swoich wymagań. Podstawową funkcją stawianą przed tego typu aplikacjami jest możliwość dodawania i charakteryzowania projektów. Obojętnie, czy mamy do czynienia z dużym przedsiębiorstwem, czy też kilkunastoosobowym zespołem tworzącym serwisy internetowe, pracę można podzielić na poszczególne projekty.

Każdy z nich ma swój priorytet, status i aktualną fazę wykonania (planowany, realizowany, zakończony), a przy tym może być przypisany do danego klienta - tak jak np. w przypadku agencji interaktywnej, realizującej projekty (witryny internetowe, kampanie reklamowe, elementy graficzne etc.) dla poszczególnych zleceniodawców.

Za każdym projektem kryją się ludzie, którzy biorą udział w jego realizacji. Dodawanie członków do zespołów wykonujących poszczególne projekty to również jedna z podstawowych funkcji aplikacji do pracy grupowej. W zależności od konkretnych rozwiązań, możemy przyznawać osobom odpowiednie uprawnienia, definiować stanowiska, dane osobowe, telefony kontaktowe itp. Każda osoba biorąca udział w projekcie powinna posiadać indywidualny login i hasło, dający dostęp do aplikacji i jej modułów, zgodnie z posiadanymi prawami.

Poza definiowaniem projektów i zespołów, kluczową funkcją - obecną w każdym tego typu systemie - jest przypisywanie poszczególnym członkom zespołu zadań. Mogą one mieć - podobnie jak projekty - określone priorytety i statusy wykonania. Ponadto dane zadanie może składać się z kilku mniejszych, realizowanych przez różne osoby.

Przykładowo wykonanie ulotki reklamowej obejmuje najpierw przygotowanie jej treści, wykonanie projektu graficznego i wysłanie go do drukarni - w dodatku kroki te trzeba wykonać w takiej własnej kolejności. Dobry system, poza uwzględnieniem tego typu sytuacji, powinien także oferować możliwość przypominania o zadaniach na skrzynkę e-mail (pracownik jest powiadamiany o nowych zadaniach czy zbliżających się terminach) oraz przedstawiać listę wszystkich zadań na przejrzystym diagramie Gantta (o którym piszemy w osobnej ramce).

Nieco bardziej indywidualnego podejścia wymagają projekty stricte informatyczne, takie jak np. wykonanie odpowiedniego programu dla klienta. W tego typu przypadkach aplikacje do pracy grupowej uwzględniają np. wersjonowanie oprogramowania. Pod tym pojęciem kryje się możliwość definiowana poszczególnych funkcji i przypisywania ich do kolejnych wydań (alpha, beta, RC, 1.0 itp.), często określanych mianem faz czy kroków milowych, a więc swego rodzaju kategorii grupujących poszczególne zadania. Przydatną funkcją jest też śledzenie czasu poświęconego na dane zlecenie. Ułatwia to np. rozliczanie się z programistami, którym płaci się w zależności od liczby przepracowanych godzin.

W realizacji każdego projektu niezwykle ważna jest komunikacja pomiędzy osobami go realizującymi. W dostępnych narzędziach jest ona przeprowadzana w różny sposób, najczęściej poprzez zintegrowane fora dyskusyjne, chat, a także system komentarzy (np. pod konkretnym zadaniem do wykonania).

Często spotykaną funkcjonalnością jest także dodawanie notatek - mogą one dotyczyć np. przeprowadzonej rozmowy telefonicznej czy spotkania z klientem. Oczywiście nic nie zastąpi rozmowy głosowej czy spotkania na żywo, lecz i tutaj z pomocą przychodzi aplikacja do wspomagania pracy grupowej - udostępniając w jednym miejscu wszelkie niezbędne kontakty i numery telefonów.

Przydatnym modułem jest również oddzielne miejsce na dodawanie i dzielenie się plikami: dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami czy zdjęciami. Różne systemy - poza prostym wgrywaniem plików - oferują możliwość ich wersjonowania, komentowania i nadawania statusów (oczekujący na akceptację, zatwierdzony etc.).

W niektórych przypadkach aplikacja może pełnić także rolę niewielkiego extranetu, udostępniając część swoich zasobów klientom. Pracownik firmy, dla której realizowany jest dany projekt, po zalogowaniu się może mieć możliwość kontaktu ze zleceniobiorcą, sprawdzenia przebiegu prac, a także zadawania pytań czy sugerowania poprawek. Nietrudno wyobrazić sobie zastosowanie np. w firmie graficznej, przedstawiającej projekty prac swoim klientom za pomocą tego typu narzędzia.

Pomocnymi modułami są również wewnętrzna wyszukiwarka, a także baza linków - dostępna z jednego miejsca i zawierająca zbiór wszystkich powiązanych z projektem odnośników i specyfikacji. Istotnym elementem aplikacji jest również moduł raportowania i eksportu/importu danych.

Za pomocą generowanych automatycznie raportów możliwe jest określenie stanu pracy, czasu pozostałego do wykonania projektu czy też oceny poszczególnych pracowników. Moduł eksportu pozwala z kolei na zarchiwizowanie danych oraz ich dalszą analizę np. w arkuszu kalkulacyjnym. Funkcjonalność poszczególnych rozwiązań jest dosyć różnorodna. Dlatego przed wyborem odpowiedniego narzędzia warto przede wszystkim rozważyć i jasno określić własne potrzeby. Nie wszystkie aplikacje budowane są w sposób modułowy, w którym część niepotrzebnych funkcji można wyłączyć. Warto więc pamiętać o tym, że nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest najbardziej rozbudowana aplikacja, ponieważ może ona sprawić problemy w obsłudze.