Księgowość internetowa dla każdego

Nie dziwi już, że można zarabiać na serwisie internetowym, mieć konto firmowe w wirtualnym banku, pobierać płatności za pośrednictwem karty kredytowej, dzwonić do klientów za pośrednictwem VoIP i wykonywać mnóstwo innych czynności korzystając z internetu... ale prowadzić księgowość? Dla kogoś kto przywykł do wygody, jaką oferują usługi internetowe, konieczność sięgnięcia po kartkę i długopis wydaje się bardzo niepraktyczna. Owszem, można zawsze posłużyć się programami komputerowymi wspomagającymi prowadzenie księgowości.

Strona główna serwisu iFirma.pl Jednak wybredny internauta dopatrzy się w nich kilku istotnych wad. Po pierwsze trudno znaleźć program działający w systemie operacyjnym Linux. A jest to ulubiona platforma wielu młodych internetowych przedsiębiorców, którzy są zobligowani do posiadania legalnego oprogramowania na firmowych komputerach.

Po drugie tam, gdzie w grę wchodzą pieniądze i ewentualne kary za nieprzestrzeganie przepisów, szczególnie ważne jest, aby zainstalowane oprogramowanie było zawsze zgodne z obowiązującymi regulacjami i oferowało możliwość wydrukowania aktualnych formularzy.

Tymczasem z szybkimi aktualizacjami bywa różnie, o wygodnych mechanizmach automatycznego pobierania nowych plików nawet nie wspominając. Wreszcie po trzecie, instalując program na jednym komputerze, użytkownik w razie wyjazdu lub awarii komputera (która grozi również utratą danych) jest pozbawiony dostępu do informacji księgowych lub możliwości wystawiania faktur. Oczywiście, faktury można zawsze wypisać korzystając z dostępnych w księgarniach blankietów, ale łatwo wówczas o pomyłkę, np. z numeracją dokumentów.

Istnieje oprogramowanie pozbawione częściowo tych wad, ale zwykle jest ono poza zasięgiem finansowym początkującego przedsiębiorcy. Dlatego warto bliżej przyjrzeć się serwisom udostępniającym funkcję prowadzenia księgowości online, takim jak np. ifirma.pl (http://www.ifirma.pl).

Księgowość w 5 minut

Użytkownicy serwisu ifirma.pl otrzymują dostęp do panelu, w którym - po podaniu najważniejszych danych - mogą prowadzić dokumentację, wystawiać faktury i drukować deklaracje podatkowe. Zaletą takiego rozwiązania jest jego mobilność (do korzystania z serwisu wystarczy jedynie dostęp do internetu i przeglądarka internetowa), bezpieczeństwo (dane trzymane są na serwerze) i prostota obsługi.

Miesięczny abonament wynosi 54,90 zł brutto. Istnieje również możliwość opłacenia konta z góry za pół roku (274,50 zł brutto) lub rok (549 zł brutto). W cenę wliczony jest dostęp do pomocy technicznej i gwarancja przechowywania wprowadzonych danych przez 5 lat (taki okres nakłada na przedsiębiorców ustawa). Pierwsze trzy miesiące korzystania z usług strony ifirma. pl są darmowe, tak więc każdy może sprawdzić czy ta oferta mu odpowiada.

Założenie konta w serwisie zajmuje chwilę i nie różni się od zakładania darmowego konta e-mail lub konta użytkownika w dowolnym serwisie społecznościowym. Rejestracja polega na wyborze loginu i podaniu podstawowych informacji, takich jak rodzaj prowadzonej działalności (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub spółka cywilna) i tego czy firma jest płatnikiem VAT. Bardziej szczegółowe dane można wprowadzić później, po pierwszym zalogowaniu się do panelu użytkownika. Następnie można przejść do korzystania z systemu.

Możliwości systemu

Strona główna panelu ifirma.pl zawiera wyliczenie podstawowych wartości, takich jak sprzedaż w danym miesiącu księgowym, a także odnośniki do najczęściej używanych funkcji (m.in. wystawianie faktur, księgowanie wydatków i dodawanie kontrahentów do bazy). Każda z kolejnych podstron poświęcona jest już konkretnym działom. W zakładce "Kontrahenci" można dodać nowego kontrahenta oraz przeglądać wcześniejsze wpisy. Każdemu kontrahentowi należy przypisać własny identyfikator, określić czy jest dostawcą, czy odbiorcą i ewentualnie dodać notatki, które nie zmieszczą się w podstawowych polach. W codziennej pracy pomocna okaże się z pewnością opcja grupowania kontrahentów na aktywnych i nieaktywnych, jako że każda firma z czasem nawiązuje dużo kontaktów, z których tylko niektóre mają stały charakter.

Na pochwałę zasługuje rozbudowana zakładka "Przychody". Pierwszą stronę zajmuje zestawienie miesięczne przychodów, które pozwala zorientować się w bieżącej sprzedaży. Użytkownik może również przejrzeć archiwum wystawionych w danym miesiącu faktur i rachunków. Serwis ifirma.pl wprowadził jednak kilka funkcji, które w znacznym stopniu ułatwiają codzienną pracę. Jedna z tych opcji to oddzielne zestawienie odsetek bankowych zaliczanych do przychodu, których prawidłowe zaksięgowanie sprawia zwykle problemy osobom bez doświadczenia.

Drugie ułatwienie to z kolei zestawienie dobowych raportów fiskalnych, które pod koniec dnia ma obowiązek wykonywać każdy posiadacz kasy fiskalnej. W starszych programach księgowych dodanie takiego dochodu wymagało powiązania czynności z fikcyjnym kontrahentem (bez tego przychód nie mógł zostać zaksięgowany), tutaj kwota z kasy fiskalnej wprowadzona przez użytkownika jest księgowana automatycznie. Serwis ifirma.pl dobrze sobie radzi także z wystawianiem faktur.

Po raz kolejny daje o sobie znać dopasowanie do wymagań internetowych sprzedawców, ponieważ wystawiając fakturę użytkownik może skorzystać z opcji "Sprzedaż wysyłkowa", która powoduje dodanie do faktury pola z datą otrzymania zapłaty. Dopiero jego wypełnienie sprawi, że faktura zostanie dodana do ewidencji sprzedaży VAT. O tym czy takie rozwiązanie jest wygodne, zadecyduje już jednak każdy użytkownik samodzielnie.